Пенсійний фонд пояснив, що робити з трудовими книжками після оцифрування
Пенсійний фонд України роз'яснив, що паперові трудові книжки після оцифрування залишаються дійсними та мають зберігатися у власників.
Україна поступово впроваджує електронні трудові книжки. Пенсійний фонд наголошує, що паперові версії документів після оцифрування залишаються дійсними - їх необхідно зберігати, а роботодавець за бажанням працівника може продовжувати робити в них записи від руки.
Цифрова версія замість паперової
Електронна трудова книжка - це цифрова форма звичайної, де зберігається інформація про трудову діяльність, страховий стаж та сплачені внески. Процес оцифрування розпочався у 2021 році, завершити його необхідно до 10 червня 2026 року.
Працівники можуть переглянути свої дані в особистому кабінеті на сайті Пенсійного фонду. Якщо деякі записи відсутні, їх можна додати самостійно - завантаживши скан паперової книжки або інших документів, що підтверджують стаж (довідки, накази, дипломи, військовий квиток тощо).
Що робити з паперовою книжкою
Після оцифрування паперовий примірник залишається у власника. Його не забирають і не знищують. Якщо працівник бажає, роботодавець може продовжувати робити в ній записи - наприклад, про прийняття на роботу, переведення або звільнення.
Роботодавці, своєю чергою, повинні надсилати до Пенсійного фонду скановані копії трудових документів працівників через електронний кабінет страхувальника. Це необхідно для автоматичного внесення інформації до електронної системи обліку.
Навіщо це потрібно
Мета переходу - спростити облік трудової діяльності, пришвидшити розрахунок пенсій та скоротити кількість бюрократичних процедур. Електронний формат також гарантує збереження даних і можливість доступу до них у будь-який час без ризику втрати або пошкодження паперового документа.
Перевірте свої дані вже зараз
ПФУ рекомендує кожному працівнику увійти в особистий кабінет на порталі portal.pfu.gov.ua, переконатися, що трудова книжка оцифрована, та за потреби завантажити відсутні записи.
До 2026 року паперова книжка функціонуватиме паралельно з електронною, але поступово саме електронна версія стане єдиним офіційним джерелом інформації про трудовий стаж.